🤯QBO记账了，堆成山的纸质发票怎么办？丢掉怕查账，留着占地方？给小企业主/SOHO族的保姆级教程来了！
🙋♂️各位老板们！用QuickBooks Online (QBO) 记账真的超级方便，告别手写账本，效率杠杠的！但是！每次收到一堆纸质发票，我都头疼！🤯 电子记账了，这些发票还要吗？怎么保存才不会被IRS找麻烦？今天，作为一名拥有多年经验的注册税务师，就来给大家分享一下我的独家秘籍！干货满满，建议点赞+收藏！🔥
🤔 QBO记账了，纸质发票还要保留吗？
答案是：要！要！要！ 重要的事情说三遍！虽然QBO可以方便地记录和管理财务数据，但是纸质发票是证明业务真实性的最原始凭证！IRS审计的时候，可不会只看你的QBO记录哦！他们需要的是原始凭证！特别是对于小型企业和一人公司，很多时候更容易受到税务审查。
💡 那么问题来了，如何科学有效地保存纸质发票呢？特别是对于我们小本经营的老板们？
别慌！我总结了 “三步走”战略，让你轻松搞定发票管理！针对小型企业，我会特别强调简化和高效！
第一步：电子化存档，告别纸质堆积，小企业也能做到！
扫描/拍照： 收到发票后，第一时间用扫描仪或者手机扫描软件（如：扫描全能王、Adobe Scan等）将发票扫描成电子版（PDF格式最佳）。手机扫描对于小企业来说最方便！记得要保证清晰度！
命名规范： 文件命名要统一规范，方便查找。建议格式：
日期-供应商-金额-简要说明。例如：20231026-ABC公司-1234.56-采购办公用品.pdf。简单明了最好！QBO附件上传： 最重要的来了！将电子版发票上传到QBO对应的交易记录中作为附件！这样，你的QBO记录就有了原始凭证的支持，再也不怕查账啦！而且随时随地都能查看，方便快捷！一人公司也能轻松做到！
云端备份： 对于小型企业，推荐使用免费的云端存储空间，例如：Dropbox, Google Drive (每个都有免费的存储空间)进行备份。简单又实惠！
第二步：纸质发票分类整理，小企业更要简单高效！
虽然已经电子化了，但纸质发票还是需要妥善保存一段时间（一般建议至少保存3年，Schedule C 报税的小企业主更要注意，根据情况可能需要保存更长时间，最长7年！具体年限请咨询你的注册会计师！）。
按月整理： 准备一些文件夹，将纸质发票按月份进行分类存放。不需要太复杂的分类，够用就行！并在文件夹上标注好年份和月份。
建立电子表格索引 (可选)： 如果担心找不到，可以创建一个简单的Excel表格，记录每张发票的信息，例如：日期、供应商、金额、发票号码、存放位置等。但是对于业务量不大的小企业，可能直接翻阅文件夹更快！
无需过度分类： 小企业务求简单，除非业务类型特别复杂，否则不需要做太细致的分类。
第三步：存储环境要注意，防潮防蛀不能少，一人公司也能做好！
纸质发票的保存环境也很重要！
干燥通风： 发票要存放在干燥通风的地方，避免潮湿发霉。
避免阳光直射： 阳光直射会导致发票褪色，影响字迹清晰度。
防虫防蛀： 可以在存放发票的地方放置一些樟脑丸或干燥剂，防止虫蛀。一个小盒子就能解决！
🙋♂️ 注册税务师给小企业主/SOHO族的特别提示：
简化的 IRS 规则： 对于年收入低于一定金额的小型企业，IRS有一些简化的申报和记录保存办法。例如：
Simplified Option for Home Office Deduction： 对于在家办公的小企业主，可以选择简化的家庭办公室费用抵扣方法，每平方英尺抵扣5美元，最高抵扣300平方英尺，即1500美元。这样就无需详细记录各项家庭办公费用。
De Minimis Safe Harbor for Tangible Property: 如果你的企业购买的物品单价低于$2500， 你可以将其作为费用处理，而不是进行折旧。这样记账更简单，可以节省大量的折旧计算时间。
Standard Mileage Rate: 如果你因为业务需要开车，可以采用标准里程抵扣，2023年是每英里65.5美分。不需要详细记录和计算每项车辆费用。
定期检查： 定期检查发票的保存情况，确保电子版发票可读，纸质发票完好无损。
备份！备份！备份！ 重要的事情再说三遍！电子版发票一定要多重备份，避免数据丢失！
咨询专业人士： 虽然有很多简化的办法，但每个企业的具体情况不同，最好还是咨询一下注册会计师或注册税务师，确保你的会计和税务处理符合法规要求！
🤩 按照以上步骤操作，你的发票管理工作将会井然有序，再也不用担心IRS审计啦！还在等什么？赶紧行动起来吧！
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👇 还有什么关于QBO记账或发票管理的问题，欢迎在评论区留言，我会尽力解答！
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